信息处理工作是指对收集到的信息进行筛选、分类、加工及储存等活动。信息被处理后,才能方便地使用。在信息量比较大、信息来源比较多且复杂的情况下,信息处理是不可缺少的程序。信息处理大致分为四个步骤,即信息分类、信息编目(或编码)、信息储存(或输人计算机)和信息更新。
(1)信息分类为了进行分类储存和分类使用,必须先建立完善的分类标准。一般说来,各个系统在特殊信息方面有统一的分类规定,在通用科技及管理信息文献方面可参照全国图书资料标准分类方法确定。信息的分类可按信息载体分,也可按知识单元分类。如分成一般信息、专题信息等。
(2)信息编目(或编码)所谓信息编目(或编码)是指用一定的代号来代表不同信息项目。用普通方式(如资料室、档案室、图书室)保存信息则需进行编目,而用电子计算机保存信息则需确定编码。在信息项目、信息数量很大的情况下,编目及编码是将信息系统化、条理化的重要手段。
(3)信息储存一般的储存手段有图书馆和资料室储存方建立卡片和档案的储存方式以及汇总报表储存方式等。现代储存方式是利用电子计算机友外部设备的储存功能,建立有关数据库进行大量存储。
(4)信息更新信息的连续性、广泛性固然很重要,但信息也具有效期。失效的信息需要及时淘汰、更新。这样才能容纳更多新信息,更有利于信息的使用。