收集信息是整个信息工作中工作量最大、最费时间、最耗人力的环节。因此必须掌握有效的方法,提高信息收集的效率。做好物流信息收集工作,要掌握几个要点:
(1)目的明确由于信息数量大,对于某个具体的物流系统来说,必须有取有舍。为了有效地收集信息,必须明确信息收集的目的及范围。
(2)确定深度和精度不同系统对信息深度及精度要求不同。例如,是按小时收集库存动态信息还是按周、按分秒收集;是掌握某一具体时刻的信息还是掌握某一时间段的信息。决定信息收集工作水平和人力、物力安排应当事前提出明确要求。要求过高会造成时间、精力、费用的浪费,要求不足则会导致信息水平、质量的降低。.
(3)建立信息渠道信息源的选择与信息内容及收集目的有为实现既定目标,必须选择能提供所需信息的最有效信息源。信息源一般较多,应选择提供信息数量大、种类多、质量可靠的信息源。因此,有必要建立固定信息滬和渠道。信息源提供的信息形式主荽有以下几种:
1)文字记录形式信息。主要包括以下三种:
①账簿及报表。账簿及报表是财务、统计及其他部门经常性记录及汇总记录型信息,也是物流最原始、最基础的信息。这种信息的价值很大,可直接作为经营管理中计划、调度的依据,也可作为经济活动分析、企业管理、效益计算的根据。
②印刷型信息。印刷型信息是大量印刷、普遍传播的一种信息。主要是对原始信息加工后的二次信息,以年鉴、杂志、公报、书刊形式发布,反映速度慢于第一类信息。此类信息中除一般信息、统计信息外,是物流科技信息的主要形式。
③缩微型文献。缩微型文献是以缩微胶片、卡片为信息载体的形式,可将物流统计资料、科技信息微缩后存于胶片、卡片中,用放大系统读取。
2)视听型信息。视听型信息主要依靠影片、录像带、录音磁带、照片、图片、幻灯片、光盘、视盘形式提供的信息。视听型信息可用于物流科技信息做信息源。这种信息源所提供的信息有直观性强、形象生动的特点。
3)电子数据。依靠光电及电子技术并与电子计算机联机工作实现的信息形式。如条码、穿孔卡片、计算机磁盘和其他磁记录方式,以及计算机数据库、计算机信息网络等。电子数据是现代物流领域中非常重要的信息源。